今日の職場ではリモート勤務によるチームワークがかつてないほど一般的になっていますが、近年は新型コロナウイルスの世界的大流行もあり、多くの人が職場に行くという選択肢を失いました。その結果、リモートでの勤務時間が増え、一部の従業員は新しい方法でチームと協同しなければならず、それが負担になっている場合があります。では、どうすれば従業員がそれぞれの場所で生産性と効果的なチームワークを維持することができるのでしょうか？ここに、リモートワークで前向きかつ生産的なコラボレーションを実現するためのヒントをいくつかまとめました。
結果を重視する
新型コロナウイルスの世界的大流行といった異例の事態や、メンバー間の時差などありがちな不都合など、理由が何であれチーム同士が離れていると、それぞれがいつ何に取り組んでいるのか把握しづらくなります。リモートワーカーは、決められた目標通りに作業を終えることを理解した上で、より高いレベルの信頼と責任を必要とします。そこで、リモートワーカーが自分の居場所や状況に合わせてスケジュールを決められるようにすると、ストレス状態に陥ることなく生産性を向上させ、モチベーションを高めることができます。つまり、従業員やマネージャーに負担を強いることなく在宅勤務をスムーズに機能させるのは柔軟性ということです。柔軟性を持たせることで、パフォーマンスに集中できるようになり、プラスの成果につながります。
明確なコミュニケーション
チームのメンバーが同じ場所にいない状態で目標のすり合わせをしたり、アイデアを交わしたり、作業を割り当てたりするのは大変です。Krispのブログでは、リモートコラボレーションのさまざまなベストプラクティスを詳しく紹介し、時間と空間的に離れて作業するチームにとって大切なのは明確でシンプルなコミュニケーションと、短期目標の設定であるとしています。特に明確さが大事であると強調しています。たとえば、メールを送るときは内容を読みやすい単位に分け、箇条書きでキーポイントを説明します。時間は余分にかかりますが、こうした微調整が読み手の混乱を防ぎ、読んだ後の質問も少なくなります。
明確なコミュニケーションがものを言うのは、タスクや成果物だけではありません。人のニーズも明確に伝える必要があります。チームやマネージャーと離れて仕事をしていると、人間関係を築いたり、課題になっていることを説明したり、誤解を解いたりするのもより難しくなります。リモートワークでは、問題や疑問は、迅速かつ前向きに解決するためにも、明確に指摘しなければなりません。同僚やチームメンバーと定期的にミーティングを開けば、問題を早期発見し、協力してそれを解決することができます。
コラボレーション技術の活用
離れていることによって生じる障壁の多くは、リモートチーム用のツールを使用すると取り除くことができます。Steelcaseは、メンバー間でのタスク状況の把握や目標の更新、ドキュメントの共有ができるプロジェクトボードを推奨しています。Asana、Basecamp、Microsoft Teamsなどのプラットフォームがあり、その多くがチームメンバー同士で直接チャットして、リアルタイムで意思疎通が図れるようになっています。
意思疎通を図るもうひとつの優れた方法は、ビデオ会議で、Zoom、Skype、Webex、GoToMeetingなどのアプリが人気です。電話会議やメールでのやりとりでは、相手の顔が見えず思考が迷走してしまいがちですが、ビデオ会議では仮想環境で相手と面と向かって話ができるため、雰囲気が打ち解けて話題に集中することができます。顔の表情や、ボディランゲージ、ジェスチャーは、言葉と同じくらい重要なことがありますが、メールやその他の活字によるコミュニケーションではそうした要素は失われ、距離やすれ違いの元となります。ビデオ通話は、リモートワーカーがチームメンバーやタスクとつながるために不可欠で、同時に仕事を生産的に進めるために必要な人間同士のやりとりも維持できます。
アナログツールを使って頭の中を整理
頭の中を整理することは、1日を生産的に過ごす上で重要です。メモ帳や付箋、個人用のホワイトボードなどのアナログ ツールを使用すると、記憶力や気分が高まり、デジタルツールとはまったく異なる形で脳を働かせることができます。ペンや紙、マーカー、ホワイトボードを使うという身体的な行為によって、脳内のネットワークで情報の選別、集中力のコントロールが可能になります。1日の始まりはまず、その日にどのプロジェクトや目標を達成しなければならないのか考えて優先順位を付けるところからスタートしましょう。1日の終わりには、それらがどこまで片付いたか確認します。終わったタスクをチェックしてリストから消していけば、満足感や達成感、充実感が得られます。またこうしたアナログツールは、電話会議やバーチャルミーティングで作業の進捗状況を周知し、完了したタスクやさらなる議論が必要なタスクの共通認識を図るのにも活用できます。
リモートワークは、やりがいにつながることもあれば苦労を強いられることもあり、共同作業をしていたチームが突然に在宅勤務になった場合は、距離の面、技術面で慣れるまでに一定の時間がかかります。ここにご紹介した方法を実践すれば、在宅勤務のメンバーそれぞれの作業がよりうまくいき、チームは健全な精神で意欲的に、そしてより効果的に協力し合うことができます。